先週考えたTODO管理方法ですが、月曜日から1週間運用してみました。今のところねらい通りの効果を上げています。どれぐらいタスクが貯まっているか一目で分かるのが最大のメリットです。ジェンガに書いてあるので、時々タスクをグループ化して優先度を考えたり、優先順位で並び替えたり自由自在。ソートやグループ化はコンピュータの得意分野ですが、あえて手作業でやることでもう一度仕事のやり方を考え直せるという一面も発見しました。
終わったタスクは手帳に貼っていきます。最初のうちは完了タスクが全然なかったんですが、木曜日あたりからタスクがいくつか完了し始めて手帳が賑やかになってきました。週報を作成したりするときに、毎回今週何したかなあ？なんてカレンダーとにらめっこしながらやっていましたが、今回からはだいぶ思い出しやすくなりました。
想定通り(?)下記のようなつっこみを頂きましたので、前回説明し切れていなかったところを紹介したいと思います。
うん。楽しそう！！！
だけど、モビリティに弱くないですか？？
会社に持っていけなくない？？？
そこらへんなんか工夫していたら教えてください。
僕は最近 iPhone のToDOが気に入っています。
今回のやりかたはモビリティを一切想定していません。これは、特に自分の仕事のスタイルに最適化しているためでもあります。今の仕事では、ほとんどの時間オフィスにいて、ミーティングも社内のものが中心です。外出することは週1〜3回ぐらい。このため、外出先で急にTODOをチェックし、スケジュールを組み直すということは今のところありません。せいぜい、次のミーティングのための空き時間チェックぐらいです。空き時間は手帳にチェックしてありますし、次のミーティング日程までに資料作成が間に合うかどうか等については、TODOを事細かく把握しなくても、たくさん並んでいるジェンガのピースの状況を覚えていれば十分だろうと思っています。あと、モノについては会社においてあります (^^ゞ
モビリティということでは少し弱いところもありますが、外出先で発生・発覚したTODOに関しては持ち歩いているマスキングテープにメモして手帳の所定の位置に貼り付けておくことにしました。オフィスに戻ってから、ジェンガに張り直します。今までは手帳に書いて完了だったんですが、手帳をあまり頻繁に見直さない性格から、所定の位置のみ毎日チェックするように運用を変えました。マスキングテープを持ち歩かずに手帳にだけ書いて転記しても良いのですが、張り替える作業をした方がよりTODO管理をしている自己満足感に浸れて良いだろうという判断です。
この管理方法でモビリティを種割り切ったのは、TODOを外出先で管理する必要は無いだろうという思いからです。外出先でTODOが発生するにせよ、そこでリソース管理を完結することはできないケースがほとんどです。一方で、確定スケジュールについてはモビリティーがとても大事だと思います。これは携帯なり、Web共有カレンダーなり、手帳なりいろいろなやり方があると思います。個人的には手帳がしっくりきているので手帳を使っています。つまり、自分の中ではスケジュール帳とTODOリストは密接な関係のようで、利用シーンの乖離が激しすぎて管理上共存できないという結論に至ったのです。
モビリティー対応については、実際のところいくつか実現方法を考えていました。ただ、上述の通りTODOにモビリティが必要なさそうであるという思考実験結果によって実現のメリットはほとんど無くなってしまいました。実現したい人のために下記に考えた方法を示しておきます。
どの方法も、それなりに役に立ちそうですが、そもそもTODOの一覧化によってのみ、スケジュールを決定できるという前提で役に立つだけで、その前提が崩れれば利便性は一気に失われます。少なくとも今回の方法をしばらく使ってみて、あれを外に持ち出したい！と思う状況にならない限り、必要なさそうに思います。
明日から新しいTODO管理を試すことにしました。TODO管理というと、今までいろんな方法を試してきました。メールで管理(TODOを自分宛にメール)、スケジュール帳で管理、Remember the Milk、Wiki、付箋、携帯についているTODO管理機能など。でも、どれも続かず結局は頭で覚えられる限りしかTODOを管理しないという方法に落ち着いていました。まあ、それはそれで割り切りとして良かったんですが、最近急に仕事の種類が増えてしまったので記憶だけでは簡単に破綻するようになってきてしまいました。解決策として、2〜3年前から密かにやろうとしていた管理方法を試すことにしました。
アイデアのベースは航空管制で使われている方法です。ずいぶん前にテレビか何かでみたんですが、管制官は小さい棒に便名などを書いて、どの順番に離陸を許可するのかなど刻一刻と管理していました(上のYoutubeビデオで0:20〜0:30頃に出てくるやつです)。優先度が時間とともに変わる管制官の仕事にはとても合理的な方法です。自分の仕事は分秒を争うようなことは無いにしても、このように物理的にタスクのたまり方が分かることはそれだけで十分メリットがあると思っていました。
今回考えた方法では、管制官の使っていた小さい棒(バトン)の代わりにジェンガを使い、タスクの記述にはマスキングテープを使います。小さい棒の材質は何がよいかだいぶ前から検討していたんですが、質感では黒檀が良かったんですが高すぎるので辞めました。次の候補は桜、ヒノキ、ブナでした。いずれにせよ、ある程度の長さに切りそろえて、角を落とすといった作業が必要とあって結構面倒くさそうでした。そこで思いついたのがジェンガです。ちょうど良い大きさで、玩具向けということもあってきっちり角も落とされていて手を切ったりしません。それにジェンガならこのTODO管理方法が破綻したとしてもジェンガとして遊べます(笑)。
TODO管理の方法としては、ジェンガのピースにマスキングテープを貼ってそこにタスクを書き込みます。1つのジェンガに1つのタスクを書くので最大54タスクまで管理できます。おそらく、個人で55タスク以上を抱えることになったら別の意味で破綻しているはずなのでこの管理方法では55タスク以上は考えないことにします。もっとジェンガを買えばよいという考えもできるでしょうけれど、2セットのジェンガを広げておけるほど広大な机の空きスペースを持っている人もまた希でしょう。あと、タスクが積み上がってジェンガの塔が崩れれば、仕事上も何か破綻したことがビジュアルに感じられます(笑)。
マスキングテープは粘着力がほどよいのでタスクが終わればきれいにはがせます。Post Itの全面粘着タイプでも良いのですが、それよりはマスキングテープの方が安いし手でちぎった感がすきなのでこうしています。マスキングテープは以前なら3Mのマスキングテープ
この方法の明らかなデメリットは机の貴重なスペースを消費することです。ジェンガを広げて、その上に書類をばさっと置いているようでは何の意味もありません。言い換えれば、この方法はTODO管理をワークスペースの中のファーストシチズンに位置づけると言えるでしょう。今までの方法なら、パソコンを開いてソフトを立ち上げて・・とか、手帳を取り出し・・、とか、準備作業が必要でした。それに、携帯の電池が切れていた時のように、常に使える状態とも限りません。今までの経験ではその一手間が壁となってこれぞ自分のタスク管理というレベルに到達しませんでした。
さて、TODO管理システムを作る上でもう一つ大事なことは達成感をどう感じさせるかです。スタンプを押す、スイッチを押す、だるまに目を入れるといったやり方ある程度のビジュアルフィードバック、音や手触りでもフィードバックがあればやり遂げた感覚が実感でき、不毛と思える作業でもやり遂げた感を得られます。何より、次に何かするにしてもモチベーションが上がります。今回はジェンガなので、それを積み上げるか、はたまたマスキングテープをはがす作業を達成感を得る作業にするか迷いました。
結果的には、マスキングテープにかかれたタスクを手帳に貼ることでタスク完了とすることにしました。最初はビジュアルフィードバックにばっかりこだわっていましたが、コレクションが満たされた時のように、貯まっていけば行くほど満足感のフィードバックが得られるはずです。また手帳に貼れば、どの作業がいつ終了したのか後から分かります。とりあえずこれで月曜日からしばらく運用してみますが、うまくいくにしてもダメだとしてもまたそのうちご報告します。
